广东省北京师范大学珠海校区教育发展基金会

公文处理工作办法

 

为加强广东省北京师范大学珠海校区教育发展基金会（以下简称“本基金会”）公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据学校相关制度，结合基金会实际，制定本办法。

第一条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第二条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第三条 本基金会公文处理工作由秘书长统一领导，秘书处具体负责。

第四条 本基金会公文种类主要有：

（一）通告。适用于本基金会在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（二）意见。适用于本基金会对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知。适用于本基金会发布、传达要求有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（四）通报。适用于本基金会表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（五）报告。适用于本基金会向上级单位或学校领导汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（六）请示。适用于向上级单位或学校领导请求指示、批准。

（七）函。适用于与本基金会不相隶属单位（部门）之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（八）纪要。适用于记载本基金会会议主要情况和议定事项。

（九）其他（如各类方案、申请、计划等）。

第五条 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

第六条 公文标题字体字号用二号方正小标宋简体，分一行或多行居中分布，多行标题应排列为梯形或菱形。

第七条 公文主送单位（主要受理单位）应用全称或规范简称或同类型单位统称，编排标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，一般用四号仿宋_GB2312；有多个主送单位的，各单位名称之间用顿号隔开，在最后一个主送单位名称后标全角冒号。

第八条 公文正文字体字号一般用四号仿宋_GB2312，行间距一般使用25磅行距，每个自然段左空2个字，回行顶格；结构层次序数依次可用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注，不得逆向使用。一般第一层使用黑体、第二层楷体_GB2312、第三和四层仿宋_GB2312标注。

如有抄送部门，一般用四号仿宋_GB2312，在印发部门和印发日期之上一行，左右各空1个字编排。

第九条 页码一般用五号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字横线；单页码一般居左空1个字，双页码一般右空1个字，附件与正文一起装订时，页码应连续编排。

第十条 如有附件，在正文下空一行左空2个字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。字体字号用四号黑体，如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。

第十一条 不加盖公章，发文单位（或部门）署名应用全称或规范简称，在正文或（附件说明）下空一行，右空2个字编排，一般使用四号仿宋_GB2312。

成文日期应写明年、月、日位于发文单位（或部门）署名下一行，首字比发文单位右移2个字，一般用四号仿宋_GB2312；如成文日期长于发文单位（部门）署名，应使成文日期右空2个字编排。

第十二条 加盖公章的公文，成文日期一般右空4个字，发文单位（或部门）署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内。

第十三条 收文处理程序是指基金会对校内外单位发送来的文件的一系列处理工作；它包括签收、分发、拟办、批办、承办等。

（一）行政部公文管理人员签收文件要逐项清点，作好来文单位、标题、密级、发文字号、缓急时限、件数等记录，发现问题应及时向发文机关查询，采取相应措施。

（二）公文管理人员签收后，应在签收件首页附上收文处理单，立即送分管行政工作的副秘书长阅分，提出拟办意见。公文管理人员根据拟办意见，送请相关领导阅批或相关部门办理。

（三）在无明确时间限定的条件下，秘书处领导审批公文时间原则上不超过一个工作日；相关部门具体落实和反馈时间不超过三个工作日。

第十四条 发文处理程序是指基金会制发对外和内部公文的一系列处理工作。包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、分发、传递。

（一）拟稿人在草拟公文时，应在初稿首页附上发文稿纸逐一填写发文项目，送核稿人审核签名后送秘书长签发。

（二）经秘书处秘书长签发的正式公文，需到行政部办理正式公文登记和编号手续后方可打印，并将原件和正式公文一式两份交行政部留存。

（三）拟稿部门和拟稿人在草拟公文时，请注意准确使用发文字体字号和规范的公文文种，尽可能减少错用和混淆使用现象发生。已经签发的公文不得再行修改。

第十五条 以基金会行文的公文使用以下文号：

（一）各种通告、通报、通知类公文使用师珠基发文号；

（二）各种函、证明材料及往来叙事公文使用师珠基函文号；

（三）各种人事调整、职务任免、考核聘任使用师珠基人文号；

（四）各种规章制度、管理办法使用师珠基制文号；

（五） 各类会议纪要、会谈记录类公文分别使用以下文号：

1、理事会会议纪要使用师珠基理纪要文号；

2、筹资与资助管理委员会会议纪要使用师珠基筹纪要文号；

3、投资管理委员会会议纪要使用师珠基投纪要文号；

4、考核与薪酬管理委员会会议纪要使用师珠基薪纪要文号；

5、秘书长办公会会议纪要使用师珠基秘纪要文号。

第十六条 公文办理完毕后，属归档范围的公文，秘书处负责及时整理、归档，要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本基金会的主要工作情况，归档公文应按行文时间先后顺序分年度编号、编目装订造册，便于保管和利用。

第十七条 本办法自理事会通过之日起实施，由广东省北京师范大学珠海校区教育发展基金会负责解释。