广东省北京师范大学珠海校区教育发展基金会

档案管理办法

 

第一章 总则

第一条 为加强广东省北京师范大学珠海校区教育发展基金会（以下简称“本基金会”）档案管理和收集、整理工作，保护和利用档案资源，促进基金会实现其宗旨，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《广东省民政厅 广东省档案局社会组织档案工作的指引》、《北京师范大学珠海校区档案管理办法》及其他有关规定，结合基金会实际情况制定本管理办法。

第二条 本管理办法所称的“档案”，是本基金会在业务范围内开展活动中直接形成的并有保存价值的各种文字、图表、视频等不同形式的历史记录。

第三条 基金会档案工作接受北京师范大学珠海校区档案馆（以下简称档案馆）领导和业务指导，并根据要求定期向档案馆移交档案。

第四条 基金会应当加强档案的收集、整理、保管和利用工作，不断完善管理制度，逐步实现档案管理工作的规范化、标准化、信息化。

 

第二章 档案范围

第五条 本基金会根据档案馆的要求，对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的档案材料同步归档，归档范围包括并不限于以下类别：

（一）行政、人事、财务方面:

1、上级主管部门及其他单位相关往来文件；

2、基金会章程、管理办法和制度；

3、理事会、监事会、各专业委员会、秘书处办公会会议决议和会议纪要等；

4、年度工作报告、财务报告、年度审计报告及其他审计报告、重大筹资及捐赠工作计划和实施报告、宣传方案等；

5、历届理事会理事、监事及主要领导名录，内设组织机构的设立及变更相关资料；

6、基金会岗位设置、专职、兼职人员的人事简历及相关资料；

7、以基金会名义出具的请示、报告、函复等文件；

8、重要的标志、证书、奖杯、奖状、书画、影像资料、出版资料、宣传材料等；

9、其他需要归档的文件材料。

（二）项目方面：

1、与基金会签订的合同、捐赠协议、捐赠函、补充协议及相关附件等；

2、与基金会洽商捐赠事项的重要往来信函、文书、信件等；

3、捐赠方介绍及其相关背景资料等；

4、筹资申请、捐赠立项等相关文件；

5、重大项目专项审计、财务及相关执行、评估报告；

6、接受境外非政府组织捐赠所需的相关资料，包括在公安部门登记备案材料等；

7、奖助励学类、人才奖教类项目的评审办法、通知、公告及受益人相关信息等。

（三）党建方面：

1、上级党委通知文件；

2、党支部组织生活学习材料汇总（以学期为单位）；

3、党支部会议纪要（理论学习会议、实践学习会议等）；

4、党支部委员会会议纪要；

5、年度党建计划、总结及相关荣誉表彰纪录。

第六条 归档的文件材料要符合学校档案馆要求的规范和标准，原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章，且配套电子文档，电子文件的归档要求按照《北京师范大学珠海校区电子文件归档与电子档案管理办法》执行。重要活动图片资料需冲洗打印归档，其他图片、视频等电子资料应保存在光盘或U盘中，并同步在云端移动硬盘中备份。

 

第三章 档案管理

第七条 本基金会秘书处行政主管领导分管档案工作，主要包括：

（一）安排专人负责具体的档案工作；

（二）贯彻执行国家、学校有关档案管理制度，拟定基金会相关档案制度文件；

（三）组织基金会档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收等工作；

（四）组织开展档案宣传工作，提高员工档案意识；

（五）按时按标准移交档案，做到立卷规范，归档材料齐全、完整。

 

第四章 档案收集与归档

第八条 本基金会所属各部门工作人员在工作中应当注意随时收集和积累档案资料，各部门应按照职责及纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，依据学校档案馆标准对本部门文件材料系统地整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面，形成部门档案。各部门可以根据需要安排专人负责部门的档案收集工作。

第九条 一项工作由若干部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门负责档案的收集归档工作。会议文件由会议主办部门负责收集归档工作。

第十条 实物档案应按实物性质决定整理归档的方式，并建立实物档案登记制度，以确保在实物保存和使用过程中不会造成损毁或丢失。原则上行政部负责实物档案收集归档工作。

第十一条 本基金会所属各部门对遗缺不全的档案，及时汇报，并积极协同收集齐全。各部门应及时将所属部门档案移交给基金会档案工作人员。档案移交要有清单及移交人、接交人、主管领导等相关人员的情况说明及签字。经基金会档案工作人员检查合格审核签字，形成基金会年度档案。

第十二条 基金会档案工作人员应根据学校档案馆统一部署，提前和各部门协同，于次学年6月底前，根据学校档案馆立卷归档要求，按时按质完成归档工作并向主管档案工作的基金会领导汇报。经基金会秘书长审批后方可将相关档案移交学校档案馆。

 

第五章 档案保管及借阅

第十三条 基金会应设专用房间或专用文件柜进行档案保管，并有防盗、防水、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光、防病毒等措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。

第十四条 基金会档案工作人员负责保管档案及查阅工作。查阅档案要填写《档案查阅登记表》，经相关负责人批准后可以查阅，涉及重大问题需经秘书长或理事长批准后方可查阅。查阅者要爱护档案资料，不得污损、圈画、涂改、撕页等。故意损坏者视情节轻重予以处罚。

第十五条 查阅档案基金会档案工作人员必须在场。因工作需要，需将档案材料携带出室外的，须经基金会秘书长批准。对已经移交学校档案馆的档案查询，必须经由基金会档案工作人员进行查阅，并根据学校档案馆相关程序和制度办理。

第十六条 基金会按照国家、学校有关规定及有关信息公开办法公布档案。未经基金会理事会授权，其他任何组织或者个人无权公布基金会档案。

第十七条 基金会工作人员应严格遵守档案工作纪律，确保基金会档案合法安全使用。有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分、开除，直至追究相关法律责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第十八条 基金会应建立档案信息查询索引机制，方便基金会档案的查询和使用。

 

第六章 附则

第十九条 本办法自理事会通过之日起实施，由广东省北京师范大学珠海校区教育发展基金会负责解释。